Equipos de trabajo en Pandemia

19.05.2020

El trabajo en equipo es la "capacidad para integrarse y colaborar de forma interactiva en la consecución de objetivos comunes con otras personas y áreas de la empresa". En esta definición, encontramos una perspectiva integradora y a su vez colaborativa que muestra cómo las personas que desarrollan funciones determinadas, unen sus esfuerzos para lograr los objetivos compartidos establecidos en una organización.

Cuando el 11 de marzo de 2020, la ORGANIZACIÓN MUNDIAL DE LA SALUD (OMS), declaró el brote del nuevo coronavirus como una pandemia, no imagine que a la semana siguiente tendría que armar en 48 horas un proceso/protocolo de teletrabajo para un cliente donde, por factores relacionados con el aislamiento social, preventivo y obligatorio (ASPO) decretado el 20 de marzo, nadie de esa empresa iba volver de vuelta a su trabajo, sin planes de actuación claramente definidos, sin un liderazgo aplicado a la distancia, y con ciertas deficiencias pre-pandemia, gran desafío.

La pandemia del COVID-19 nos ha concientizado que, entre otros cambios, la transformación digital es una invitada que se ha sentado a nuestra mesa para quedarse y crecer con nosotros. Si somos capaces de entender esta irrupción, forzada por el Coronavirus como una oportunidad y no como una amenaza, lograremos que la adaptación (todavía en proceso) sea placentera y productiva tanto para uno como para su equipo de colaboradores.

Si bien en algunas organizaciones, el trabajo en equipo ha pasado de un modelo clásico donde sus integrantes se encontraban en un mismo ámbito laboral a un tipo de trabajo netamente digital y con características multidisciplinares, el ADN de quien los lidera, aún no ha cambiado demasiado.

Aquí aparece parte del desafío: que "tan líder" en quien lleva adelante la gestión del equipo. Si nos adentramos en esta problemática, deberíamos analizar las habilidades de liderazgo de quien está "a cargo" del equipo, por ejemplo, la importancia de tener objetivos claramente definidos y el "por qué" de los mismos, pero entender el "cómo" hacerlo y para mantener esta alineación, ahora de manera remota. Si bien una de las primeras cuestiones nace de la definición y alineación de misión y visión de la empresa, las preguntas del líder tienen que ver con cuales son las acciones que lo acercarán más a la meta, de qué forma se puede llevar el control de la gestión laboral de las personas a distancia y si estas están lo suficientemente motivadas para aprovechar los recursos y oportunidades que ofrecen las herramientas digitales para, al menos, mantener el nivel de productividad deseado.

En tiempos de incertidumbre, el método es la única certeza. Cuando se trata de trabajo de equipo a distancia, mantener la coordinación es fundamental para alinear al equipo a objetivos con acciones claves. Establecer una forma de trabajo continúa propiciando reuniones cortas, dinámicas y semanales hace que los integrantes del/los equipos vayan encaminados hacia una meta común. Esto facilita las variaciones que puedan existir durante el proceso y reduce la pérdida de recursos que antes estaban a un escritorio de distancia.

Una metodología bien aplicada, involucra a todas las personas necesarias para el ritmo de trabajo de la organización, adecuando jerarquías que tal vez ya no sean necesarias, lo que maximiza los resultados enfocados en la optimización y eficiencia.

Para que el método genere valor, es importante que el feedback sea rápido y preciso para poder conseguir un nivel de comunicación colaborativo y cercano.

La base de la confianza está en la comunicación, sobre todo cuando los kilómetros están de por medio. La comunicación efectiva con un equipo de trabajo remoto incluye herramientas digitales que permiten la comunicación fluida, organizada y directa con los colaboradores.

Existen múltiples herramientas que son de gran utilidad para fortalecer la comunicación entre los equipos de trabajo.

Videoconferencias

Teams. Es una excelente herramienta de comunicación interna. Permite el uso de grupos privados y videoconferencias o llamadas y el uso de gifs o emojis para quienes gustan de estas particularidades.

Slack. Facilita la comunicación personal y entre grupos privados.

Zoom. Perfecta para establecer video llamadas. Se puede trabajar de forma distribuida hasta 100 personas a la vez, gratuitamente por 40 minutos. Se pueden crear diferentes salas y sub-salas virtuales para trabajar en equipo o en plenario. Es muy útil para reuniones grandes o incluso formaciones en remoto.

Meet. Por la facilidad de uso, está integrado con Google Calendar, y facilita la conexión a reuniones directas desde allí o desde una invitación al email.

Trabajo en equipo o colaborativo

Miro. Es una plataforma de pizarra colaborativa en línea para
reunir a los equipos, en cualquier momento y en cualquier lugar. Nos permite trabajar en un gran lienzo con Post-Its virtuales, mapas mentales, imágenes, etc., para la creación de flujos y mover la información en tiempo real con diferentes usuarios conectados a la vez. Muy útil para formaciones en remoto o simplemente para volcar un Excel de una manera más visual y automática.

Mural. Otra herramienta para las reuniones colaborativas. Permite que en remoto se pueda interactuar alrededor de un tablero digital. Perfecto para sesiones de brainstorming.

Awwapp. Pizarra digital para dibujar, hacer bocetos y escribir. Tiene la opción de poder invitar a otra persona a través de un link, por lo que nos permite trabajar simultáneamente a distancia sobre la misma pizarra. Nos da la opción de compartir y descargar el resultado final.

Whiteboard. De Microsoft, pizarra digital para la colaboración entre equipos, tanto presencialmente como en remoto, de manera simultánea, y a través de diferentes dispositivos. Las personas pueden dibujar, escribir, poner post-its digitales o fotografías, y moverlas a su antojo. Es bastante sencilla de utilizar.

Stormboard. Es una herramienta que unifica las posibilidades de Miro o Mural, integrando una pizarra como la de Microsoft Whiteboard. Cuenta con plantillas y con posibilidad de compartir vídeos, archivos excel, documentos word, pdf, etc. Tiene, además una parte de chat, otra de tareas y un apartado para ver la actividad. Es una herramienta algo más compleja de utilizar, pero mucho más completa.

Herramientas para organizar el trabajo

Asana. Una completa herramienta que integra comunicación, tableros, calendario, planificador, repositorio de archivos, etc. con muchas posibilidades para equipos y para la gestión de diferentes proyectos en un mismo espacio virtual.

Teams. Al igual que Asana, integra gran parte de las herramientas en una, permitiéndonos tener todos los archivos en una misma plataforma.

Trello. Junto con Teams, y basado en la metodologia Kanban, se compone de diferentes grupos y tableros virtuales que se pueden administrar y utilizar de forma colaborativa para crear listados de tareas, checklist, etc. Además, tiene integración con Drive.

Aunque cada una de ellas contiene diferentes funciones y brinda distintas soluciones, son herramientas digitales que facilitan la organización y productividad de reuniones, fomenta la mensajería instantánea para la constante conversación, resolución de dudas y habilitan la gestión de tareas para optimizar la organización colaborativa con asignación de tareas por divisiones de proyectos, videoconferencias o cualquier otro tipo de necesidad esencial.

Por todo esto, dejar evidencia escrita de las reuniones virtuales es una buena táctica para procurar la coherencia y receptividad interna.

Otra ventaja que ofrecen las herramientas actuales es el trabajo simultáneo y a distancia con documentos compartidos. Gigantes como Microsoft y Google ofrecen de forma gratuita para sus usuarios muy buenos productos digitales que se enfocan en estas soluciones.

Finalmente: Hay que asumir responsabilidad y depositar confianza

A menudo el concepto "trabajo remoto" no logra transmitir sus implicaciones reales. Todavía existe mucha presión y reticencia con la idea del trabajo a distancia. Por ello, trabajar "en remoto" termina siendo un ejercicio de confianza para los líderes de la empresa.

Esto significa delegar tareas y también asumir la responsabilidad de que cada miembro entienda el alcance de su rol y lo que significaría si no entrega su parte del trabajo en tiempo y forma.

La confianza implica que el colaborador debe sentirse libre de tomar sus propias decisiones y de la misma forma, hacerse responsable de su propio desempeño. Es un ciclo que se retroalimenta entre los participantes del equipo con feedback, factor determinante para el entendimiento de todas las partes.

Al igual en cualquier transformación, el impacto se hace duradero con la práctica en el tiempo, los Líderes (con mayúscula) de las empresas deben detectar cuáles pueden ser los puntos débiles y fuertes de su equipo en las reuniones de trabajo para fortalecerlas poco a poco con capacitaciones. Fomentar las capacidades en los equipos debe estar claramente vinculada a las prioridades estratégicas generales de una organización.

Lic. Fabian Cabrera

www.linkedin.com/in/fabiancabrera