Teletrabajo en tiempos del Covid-19
La propagación del Covid-19 ha provocado que las empresas tomen esta modalidad y envíen a casa a muchos empleados.
La crisis del coronavirus está generando en las empresas marchas forzadas hacia el teletrabajo o home work. Para llevarlo a cabo son tan necesarias las aplicaciones tecnológicas como los nuevos procedimientos.
Para trabajar desde casa tenemos que contar ademas de una computadora potente y una buena conexion, la posibilidad de llevar a cabo estas tareas en un entorno VPN (virtual private network), lo que permita crear una red local sin necesidad de que sus integrantes estén físicamente conectados entre sí, sino a través de Internet.
El acceso abierto a la red propia de la empresa a través de Internet no es aconsejable desde el punto de vista de la seguridad, aun si el acceso está protegido con una contraseña, esta podría ser detectada en un punto de acceso wifi público, por ejemplo. Una red VPN, en cambio, reduce el riesgo, ya que permite proteger el acceso con una conexión cifrada, de modo que el trabajador tendría el mismo acceso que si estuviera presencialmente en la oficina.
La comunicación es clave en estas circunstancias. Para ello, el mercado ofrece diversas herramientas que facilitan el contacto (casi) presencial. Una de las más extendidas es Slack, una plataforma que permite crear chats de grupos (por departamento o sección), intercambiar documentos e incluso hacer conferencias con vídeo. Está pensado para intercambios de información rápidos que necesitan llegar a mucha gente sin tener que crear una nueva conversación para cada pequeño asunto. Permite, además, la integración con Google Drive, HubSpot, Twitter, Dropbox o Skype. Microsoft cuenta con su herramienta Teams. La compañía, además, ofrece una suscripción gratuita de seis meses.
La comunicación no lo es todo, también tenemos que gestionar de alguna manera el flujo de trabajo. Hay herramientas de gestión de proyectos como Asana, que permite compartir y almacenar información en línea, tachar y crear tareas o enviar y recibir feedback. También están las Google Apps, un conjunto de aplicaciones cloud ideadas para el trabajo en línea. Trello es otra de las alternativas preferidas. Es un software y una aplicación para móvil basados en el método Kanban, un sistema japonés que propone ir paso a paso: tarea propuesta, tarea en ejecución, tarea ejecutada. Funciona bajo un modelo freemium y funciona a partir de tableros y tarjetas.
También hará falta llevar un control de los horarios. Para eso pueden ser de utilidad herramientas como Toggl, que sirve para apuntar las horas de trabajo, analizarlas y reorganizarlas si alguien está desbordado. Para controlar el horario también sirve Cucorent.
De cuando en cuando se harán necesarias las reuniones. La herramienta más usada para encuentros y entrevistas de trabajo a distancia sigue siendo Skype, propiedad de Microsoft, si bien comienzan a imponerse otras alternativas como Hangouts, Jitsi, ooVoo, Zoom Meeting, GoToMeeting y Meet de Hangouts.
Mucho más importante que la tecnología que se use, son los procedimientos que se sigan. Entre los factores clave están la gestión de los horarios y tiempos con los teletrabajadores. Es necesario encontrar momentos para las labores individuales y grupales, la medición del rendimiento de los empleados con el equipo de trabajo y el establecimiento claro de las tareas que corresponden. Pero también los tiempos límite para llevarlas a cabo y las reglas que deben acatar los miembros de cada grupo. Por lo general, las tareas remotas se asignan por objetivos.
Se recomienda la existencia del llamado e-líder (el jefe virtual). Suya será la tarea de diseñar, planificar, delegar, comunicar, gestionar el trabajo y evaluar resultados. La alternativa, que la distancia haga que cada trabajador trabaje a distintas velocidades o con distintos criterios.
Por lo general, conviene que el teletrabajador separe los espacios de convivencia familiar de su responsabilidad laboral, de modo que se logre establecer límites entre el trabajo y lo personal.